از آنجا که یکی از امور مهم در اداره هر شرکت، پیگیری محسوب میشود مدیران آن سازمان باید سیستمهایی را برای مدیریت پیگیری داشته باشند که به قرار زیر است:
- برای پیگیری امور داخلی میتوانید از روشهای مختلفی مانند یادداشت، Exchange Server و یا Microsoft Project استفاده کنید. مورد آخر یک ابزار بسیار کامل نه تنها برای پیگیری بلکه برای مدیریت پروژه میباشد.
- برای پیگیری بازاریابی از Microsoft CRM و یا یادداشت استفاده کنید. در پیگیری بازاریابی سعی کنید که به مشتری اجازه فکر کردن بدهید. اگر روزی دو بار زنگ بزنید مطمئن باشید که مشتری خود را از دست خواهید داد. سعی کنید درک نمایید که فرصت فکر کردن و یا زمان فرآیند تصمیمگیری در آن سازمان چقدر است. در این حالت در صورتی که به این نتیجه رسیدید که زمان طی شده بیش از زمان لازم بوده است میتوانید با یک تک زنگ پیگیری لازم را انجام دهید. دقت داشته باشید که این تک زنگ میتواند فرآیندی را که در یک سازمان به فراموشی سپرده شده ، دوباره فعال نماید.
- برای پیگیری امور مالی، هر روز و اگر میتوانید و ظرفیتش وجود دارد، هر لحظه تماس بگیرید.
- برای پیگیری انجام اموری که جز تعهدات شما است و باید برای مشتری انجام شود و مشتری نسبت به آن بیخیال است، روزی یک بار تماس بگیرید.
امور ضد پیگیری:
عرض شود که :
هفته گذشته را به طور کلی تهران بودم و البته یک روز مرخصی برای امور شخصی. هفته قبل از آن تلاش کمی داشتم برای بازاریابی در اراک که اسمش روی خودش است. یعنی برخوردهای غیر منطقی، بیپاسخیهای طولانی و تحقیر بازاریاب. تهران نیز عمدتا کار من معطوف بود به پیگیریهای مالی که خود همطراز با انجام پروژه است. البته به طور کلی فتیله بازاریابی را تا حد کمی پایین نگاه داشتهایم و فعلا منتظر هستیم تا تغییرات پس از انتخابات جاری شده و مدیران نیز تکلیف خود را بدانند. در این شرایط کمتر مدیری است که بخواهد مخاطره اقدامی را بپذیرد که شاید منافع آن به خود او وصال ندهد. با شروع ماه رمضان هم که کلا کشور از رکود کاری بیشتری برخوردار خواهد شد (به خصوص با این ساعات کاری که دولت محترم تعریف کردهاست.) انتظار میرود که از آبان و آذر رونق بازار کمی بهبود یافته و شرایط برای کار بهتر از شرایط فعلی باشد و باید برای آن روزها برنامهریزی مناسبی داشت.
از برنامه هفته آینده زیاد مطمئن نیستم. به دلایلی چند تمایل زیادی برای تهران رفتن و ماموریت ندارم. ترجیح میدهم علاوه بر مطالعاتی که لازم دارم، به اصلاح ساختارها و تدوین فرایندهای لازم نیز بپردازم. کنترل پروژه و کنترل کیفیت نیاز به کار بیشتری در بهساد دارد. امیدوارم بتوانم به برنامهریزی و طرحریزی فعالیتهای آینده بپردازم. امیدوارم که دوستان نیز در این فرآیند که مشارکت همگان را نیاز دارد، در صرف وقت و اراده صرفهجویی نکنند.
کارهای عقب افتاده هفته پیش نیز فراوانند که باید به آنها رسیدگی شود.
پ.ن: چند روز پیش دوستی به من میگفت که رفتار تو در شرکتداری در برخی موارد به جای تبعیت از الگوهای تجاری، از الگوهای ایدئولوژیک پیروی میکند. دوستم به من سفارش میکرد که به جای آرمانی و ایدئولوژیک فکر کردن کمی واقعی فکر کن! به جمله او زیاد فکر کردهام. اما هنوز در برخی از موارد موضوع برایم حل شده نیست.
مثلا چندی پیش یکی از مشتریان با تاکید بسیار بر مهم بودن موضوع از من خواست که برای ارائه در یک سازمان بالا دستی یک فایل ارائه (Powepoint) آماده کنم و البته گفتند که خودم هم برای ایفای نقش در بخشی از ارائه حضور خواهم داشت. (حضوری که اهمیت چندانی برای من نداشت) من تلاش زیادی در جهت آمادهسازی آن فایل انجام دادم، برای کاری که معمولا در ۲۰ دقیقه اول هر جلسه انجام میدهم، این بار ۴ روز وقت صرف کردم. از من درخواست شد که فایل را با CD و یا ایمیل برایشان ارسال کنم، و هیچ شخصی از من نخواست تا در مورد آن حتی دقیقهای توضیح دهم. یعتی قرار بود که من رقیب کدام یک از افراد آن سازمان باشم که فقط از من در حد یک تهیه کننده فایل استفاده شد و اجازه حضوری بیشتری در این زمینه به من داده نشد. موضوعاتی اینچنین که توام با غفلت در توسعه فکر و اندیشه و فناوری میباشد برایم غیرقابل هضم و سنگین است.
متاسفانه در مورد یک پروژه نابسامان نابخردی مدیران کارفرما، وضعیت نابهن
عرض شود که :
چند سال پیش یک روز در تلویزیون دیدم که با یک کشاورز روستایی مصاحبه میکنند و پیرمرد میگفت “بحمدالله و با تلاش مسئولین، امسال وضعیت بارندگی بسیار خوب بوده است…”
نمیدانم چرا وقتی همیشه صحبت از مسئولین میشود به یاد آن جمله میافتم. حالا حکایت این است که در خبرها خواندم که ۴۰ درصد شرکتهای نرمافزاری کشور ورشکسته شدهاند و اینبار علت آن به ناکارآمدی مسئولین نسبت داده شده است.
گرچه من همواره معتقد به ناکارآمدی قوانین و سازوکارهای فراهم کننده محیط فعالیت به ویژه در حوزه نرمافزار بوده و هستم و شاخصهای جهانی موید آن میباشد، اما اعتقاد دارم که نباید از ناکارآمدی مدیران شرکتهای خصوصی نرمافزار هم غافل شد. درست است که توفان است و موجهای سهمگین اقتصادی، ساحل آرامش ما را به آشوب کشانده است. اما صاحبان کشتیهای محکم کسب و کار هنوز هم میتوانند و باید خود را به سر منزل مقصود برسانند.
این روزها، در فرصتی که خواسته و یا ناخواسته برای مطالعه فراهم شده است به تلخی پیبردهام که در مورد کسب و کار تجاری، از اصول لازم تبعیت نکرده و ساختارهای فکری لازم را برای اداره شرکت به وجود نیاوردهایم. در چنین شرایطی که خود به یادگیری اهتمام نداشتهایم، چگونه میتوانیم از همسایهها بخواهیم یاری کنند تا ما شرکت داری کنیم؟!!
بر خلاف آنهایی که تعطیل کردهاند و بر خلاف آنهایی که قصد مهاجرت دارند باور دارم که در چنین شرایطی مدیران میتوانند تواناییهای خود را محک زده و هر چند که قطعا دچار لطماتی خواهند شد، زنده بیرون آمدن از این توفان، افتخاری بزرگ و توانی مضاعف برای شرکتها محسوب میشود.
امروز این متن را میخواندم که نوشته بود مشتریان شما، پیش از آنکه منبع نقدینگی بانکی شما باشند، “از جنس مردم”[ و در واقع مانند خود شما] هستند و صاحبان کسب و کار اغلب آنها را به صورت اشتباه مشتری فرض میکنند. دیدگاهی خطرناکی که میتواند فرصتهای کسب و کار را از شما سلب کرده و دراختیار رقبا قرار دهد.
خیلی به این نوشته فکر کردم. این درست است که باید با مشتریان پیش از آنکه مشتری باشند. با دیدگاهی انسان محور نگریست، اما در صورتی که مشتری از این شرایط سوء استفاده کرد در این صورت باید چه کرد ؟ با بهانهگیریها و جو سازیهای او باید چگونه رفتار کرد؟ اگر مشتری با تغییر مکرر خواستهها موجبات صرف هزینههای زیادی را فراهم آورد، چگونه باید در مقابل او رفتار کرد. و اگر مشتری با دیدگاه رایج در جامعه، شما [ و در واقع پیمانکار] را به عنوان یک دزد شناخت، واکنش ما چه باید باشد؟
این روزها به این موضوعات فکر میکنم، هر چند که ممکن است مشتریانمان از برخوردهایمان و مقاومتهایمان در مقابل تغییرات مکرر و خارج از قرارداد راضی نباشند، اما باید به خود و سایر همکاران متذکر شوم که مشتریان، پیش از مشتری بودن برای ما، “انسان” هستند.
عرض شود که:
امروز برای کاری ر فته بودم یکی از کارخانجات سابق که چند سالی است که خصوصی شدهاست. واقعا کارخانهای که زمانی از رونقی بسیار برخوردار بود ا کنون به یک ویرانه و در بهترین حالت یک کارگاه تبدیل شده است. دلم گرفت و افسوس خوردم به حال صنعتی که باید موتور مولد اقتصاد باشد. خیلی فکر کردم که دلیل این اضمحلال چه میتواند باشد. ریشههای ویرانی امروز را باید در زمان بیتدبیری دیروز سراغ گرفت.
