میز

شک داشتم که این موضوع را در وبلاگ شخصی خودم بنویسم و یا روزنوشت‌های بهساد. و تمام نگرانی من از این بود که مبادا نوشتن این مطلب حمل بر تواضع شود که آن‌ها که من را می‌شناسند می‌دانند که چنین نیست. واقعیت این است که من در طول ۷ سال گذشته بهساد، هیچ‌گاه نه تنها تمایلی به داشتن اتاق حس نمی‌کردم که از پشت میزهای مدیریتی نشستن متنفر بوده‌ام. در مدتی نیز که در بخش دولتی مدیر بودم، از اتاق مدیر به ندرت استفاده می‌کردم و بیشتر اوقات در سایت کامپیوتر بودم.

اما امسال بنا بر برخی از ضرورت‌ها و شاید هم تشریفاتی شدن سازمان بهساد بنا به اقتضای سنش، هم اتاق‌دار شده‌ام و هم متاسفانه باید پشت این میزهای مدیریتی بنشینم. احساس می‌کنم که شبیه مدیرهای بی‌سواد و کوچکی شده‌ام که سعی می‌کنند با نشستن پشت میزهای بزرگ حقارت خود را پنهان کنند و چه سخت احساسی است این. برای من که بیشتر حس فنی بودن داشته‌ام، پذیرفتن چارچوب‌های خشک، خیلی سخت است.

مقایسه

عرض شود که:

• چند روز پیش یکی از مشتریان در استانی دیگر تماس گرفتند که چرا نمی‌آیید پولتان را بگیرید!؟ مبلغ کمی از یک قرارداد به عنوان حسن انجام کار باقی مانده بود که تصور ما این بود که مانند بسیاری از سازمان‌های دولتی می‌خواهند آن را پرداخت نکنند و یا آن‌قدر نیاز به پیگیری و مراجعه دارد که باید بیشتر از میزان مطالبات خرج وصول آن کرد. همه به عنوان یک موضوع عجیب به آن نگاه می‌کردیم، عجیب‌تر آن‌که از زمان قرارداد در سال ۸۶ شماره تلفن‌های بهساد نیز تغییر کرده‌اند و یحتمل ایشان زحماتی را هم متحمل شده‌اند برای پیدا نمودن شماره‌های جدید! باور دارم که هنوز هم می‌توان سازمان‌ها و انسان‌های با شرف و وجدان حرفه‌ای و اخلاقی پیدا کرد.
  
• مشتری دیگری داریم از همان سازمان در استان مرکزی، که مبلغی بیش از ۱۲ برابر مبلغ مشتری قبلی را به مدت ۳ سال است که بدهکار است. متاسفانه علیرغم ظاهرسازی‌های مدیرکل مربوطه، کوچکترین ارزشی برای انسان‌ها و وقت آن‌ها و زحماتی که کشیده‌اند قائل نیست. مدیرکل مربوطه در حالی از اختصاص وقت برای پیگیری‌های حقوقی و مالی ما امتناع ورزید که در پاسخ به تهدید من مبنی بر شکایت به دادگاه گفت : “آن موقع مجبور خواهم بود که برای این‌کار وقت بگذارم”!
  

پ.ن ۱: آن زمانی که می‌گفتند مطالبات از دولت سوخت و سوز ندارد و دیر و زود دارد گذشته است، دیر ( و نه زود) شدن دارد و گاهی سوخت و سوز.

پ.ن۲: موضوع تنها در مورد سازمان‌های دولتی صدق نمی‌کند، برخی مشتری‌های خصوصی شده نیز شامل این قانون می‌شوند به میزان حدودی ۵ میلیون تومان

اینترنت، مرجع یا ابزار سطحی نگری؟

۱۴-۱۵ سال پیش عادت داشتیم که اگر می‌خواستیم نرم‌افزار جدیدی را یاد بگیریم، کتابهایی که اغلب نایاب بودند و عنوان The Complete Reference داشتند را با هزار مکافات تهیه می‌کردیم و پس از مطالعه با ترس و لرز سراغ نرم‌افزار می‌رفتیم. این روزگار خوش‌مان بود. سال ۷۵ قرار بود که پروژه فارغ‌التحصیلی را روی نرم‌افزار Access 2.0 پیاده‌سازی کنم. آن موقع Access روی کامپیوترهایی که ۴ Mb رم داشتند بالا نمی‌آمد و من مجبور شدم که برای اضافه کردن ۴ Mb RAM بیشتر، ۶۰ هزار تومان پرداخت کنم.( توجه کنید که کل کمک هزینه دانشجویی من در آن سال‌ها ترمی ۳ هزار تومان بود و مبلغ کار دانشجویی ساعتی ۲۰ تومان!) اما مشکل اصلی پیداکردن منابع برای یادگیری Access بود. یک Database نمونه به نام Northwind و دیگری که اسمش را به یاد نمی‌آورم و به همراه Help نرم‌افزار تنها مراجع یادگیری من بودند. نه فرد دیگری در دوران Foxpro زدگی در دانشگاه می‌توانست به من کمک کند و نه کتاب و مرجع دیگری وجود داشت و البته نه اینترنت.

یادم هست دوستی داشتم به نام مسعود شکوهی ( که الآن هیچ خبری از او ندارم) او هم قبل از من با بانک اطلاعاتی Paradox شروع کرده بود و نیمه کار گیر کرده بود و مجبور شده بود از اصفهان به تهران ( آن‌هم با آن اتوبوس‌های لگن آن موقع‌‌ها) بیاید تا از یک نفر که شنیده بود Paradox کار کرده رفع اشکال نماید. مسعود خیلی شدید به من توصیه می‌کرد که در دام تکنولوژی! Access نیفتم و با همان FoxPro پروژه را انجام دهم.

سرانجام داستان تا صبح بیدار نشستن‌های من شروع شد و پروژه را به عنوان اولین پروژه تحت windows دانشگاه انجام دادم. تعمیق در نرم‌افزار و مطالعه جدی آن باعث شد که تا سالها مشکل چندانی نداشته باشم و به تعبیر طنز دوستان درآمد من آن سالها از Access بیشتر از خود Microsoft بود.

اما این روزها با وجود اینترنت بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند که راه حل مشکلات شان را در Forum ها و سایت‌ها و وبلاگ ‌ها به صورت فوری پیدا کنند. با اذعان به کاربردهای خوب این قبیل سایت‌ها باید بگویم که متاسفانه کارکرد منفی سطحی گرایی نیز برای آنها متصور است. برنامه‌نویسی که یک مشکل را با اجرای یک Command و یا یک Patch حل می‌کند نمی‌تواند به اعماق فنی عوامل بروز مشکل دست پیدا کند. باور عمیق دارم که کارشناسان حوزه نرم‌افزار باید پیش از مراجعه به سایت‌هایی این‌چنین برای رفع مشکلات‌شان وقت بیشتری صرف کنند و کتاب بخوانند. چیزی که این روزها به مراتب کمتر از سالیان پیش است.

صندوق تعاون بهساد

عرض شود که:

مدت‌ها بود که قصد داشتیم با کمک همکاران یک صندوق قرض‌الحسنه در بهساد داشته باشیم. دیروز بالاخره با قطع شدن برق و کمی جابجایی در برنامه‌ها، جلسه صندوق را تشکیل دادیم و به عبارتی صندوق تعاون بهساد شکل گرفت. نحوه کار به این شکل است که هر ماه مبلغی به عنوان پس‌انداز از حقوق همکاران کسر شده و به حساب صندوق واریز می‌شود. از طرف دیگر بهساد هم (فعلا تا ۱۰ ماه) به منظور پشتیبانی از بنیه مالی صندوق به میزان مجموع پس‌انداز جمع‌آوری شده به حساب صندوق واریز می‌کند و پس از آن مبلغ جمع‌آوری شده به عنوان وام به قید قرعه و پس از آن بر اساس توافق در اختیار بهسادی‌ها قرار خواهد گرفت. وام پرداخت شده بر اساس تصمیم اخذ شده با اقساط ۲۰ ماهه و با کارمزد ۱% مسترد خواهد شد. هر یک از اعضا می‌تواند فعلا حداکثر یکی از اعضای خانواده خود را هم در صندوق عضو نماید و از مزایای آن استفاده نماید. قرعه‌کشی پرداخت وام هم انجام شد و فقط من نمی‌دانم که چرا نوبت اعضای هیات مدیره به قید قرعه در آخرین مراحل قرار گرفت!

من فکر می‌کنم که فعلا در ابتدای کار گرچه وام پرداخت شده نمی‌تواند راه‌گشای مشکلات اساسی مانند خرید مسکن و یا حتی خودرو باشد اما وجود این صندوق باید بتواند به گسترش فرهنگ تعاون و گذشت و همکاری کمک نماید.

تصمیم برای وبلاگ گروهی بهساد

امروز تصمیم گرفتم که روزنوشت‌های بهساد، بین همکاران بهسادی به اشتراک گذاشته شود. دوست دارم وبلاگ بهساد گروهی شود گرچه موضوع حساسیت‌ها و دردسرهای خاص خود را خواهد داشت. این بود که نامه‌ای نوشتم و با ایمیل داخلی برای همکارانم به این مضمون ارسال کردم:

کلیه همکاران

با سلام

به نظرم رسیده که وبلاگ بهساد را از حالت شخصی نویسی خارج کنم و فی الواقع یک وبلاگ همگانی شود. از طرف دیگر فکر کردم که شاید هم برخی همکاران بخواهند صفحه وبلاگ اختصاصی برای خود داشته باشند. دوستانی که در هر مورد به موضوع علاقمند هستند، لطفا به من اطلاع دهند تا کاربر لازم برای آنها در وبلاگ بهساد تعریف شود. بدیهی است نوشتن وبلاگ باید با رعایت کامل مقررات وبلاگ‌نویسی به شرح زیر صورت بگیرد و در صورتی که همکاران تصمیم داشتند به جرگه وبلاگ‌نویسان بپیوندند با یکدیگر آیین نامه کامل را تهیه خواهیم کرد:

مقررات اولیه وبلاگ نویسی در بهساد:

1. موضوع وبلاگ باید در محدوده موضوعات مرتبط با زندگی کاری و بهساد و اتفاقات و تجربیات و یادگیری فنی و رفتار کاری و مشتریان و … باشد.
   
2. نوشتن در مورد مسائل سیاسی اکیدا ممنوع می باشد.
   
3. نوشتن در مورد موضوعات عمومی ، اجتماعی ، ادبی ، شعر ، هنر، سینما ، خانواده و …. در محدوده وبلاگ بهساد نخواهد بود.
   
4. در مورد انتقاد از مشتریان و رفتار دیگران، موضوع باید بدون درج نام مشتری و یا افراد دیگر و با رعایت انصاف و اخلاق صورت بگیرد و به هر صورت خارج از تبعات حقوقی و قانونی باشد.
   
5. انتقاد از من و تذکر در مورد اشتباهات من کاملا آزاد می باشد.
   
6. انتقاد از سایر همکاران در هر صورت باید با رضایت آن‌ها صورت بگیرد و در غیر اینصورت کاملا ممنوع می باشد.
   
7. مسائل و جلسات مربوط به بازاریابی و شرکت در مناقصات و کلیه اطلاعاتی که منجر به بهره‌برداری رقبا می‌گردد، کاملا ممنوع می‌باشد.
   
8. هر وبلاگ نویس باید حداقل ۱ بار در هفته نسبت به وبلاگ‌نویسی اقدام نماید.
   
9. استفاده از مطالب سایر وبلاگ‌ها ممنوع بوده و نوشته‌ها باید لزوما توسط هر وبلاگ‌نویس به طور شخصی نوشته شود.
   
10. هر گونه تصویر از دیگران باید با رضایت آنها منتشر شود.
    
11. انتشار Source Code و هر گونه مسائل فنی که نتیجه فعالیت در بهساد می‌باشد و یا به نحوی ابزار منحصر به فرد شرکت می‌باشد ، تنها پس از هماهنگی‌های لازم مجاز خواهد بود.
    
12. عدم رعایت مقررات در هر نوشته منجر به حذف و یا اصلاح آن نوشته خواهد شد و در صورت تکرار عدم رعایت مقررات پس از ۳ بار، وبلاگ به طور کامل مسدود خواهد شد.
    

و سر انجام، برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه ‏

اگر بخواهم پر تغییرترین سال بهساد را انتخاب کنیم، به یقین در حوزه فرآیندی سال۸۸ انتخابی درست خواهد بود. بر اساس هدف‌گذاری امسال، توسعه نظام برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه را از اولویت‌های جدی تعیین شد که این‌روزها شور و شعف بی‌حد من از استقرار پایه‌های این نظام در بهساد منتج می‌شود که امیدوارم با تعهد هر چه بیشتر همه بهسادی‌ها از گسترش بیشتری نیز برخوردار شود. ترکیب نظام پایش عملکرد بر اساس Timesheet با تدوین فرآیند برنامه‌ریزی و مدیریت پروژ همراه با بکارگیری نسبتا کامل Microsoft Enterprise Project Management (که سال‌های دوره تکامل آن را از ۱۳ سال پیش همواره دنبال کرده‌ام) ، تغییر خجسته‌ای است که بیش از ۵ سال به دنبال آن بوده‌ایم و علی‌رغم اقدامات مقطعی هیچ‌گاه به عنوان یک فرآیند موثر و متاثر از تصمیم‌سازی‌ها و تصمیم گیری‌ها در بهساد به رسمیت شناخته نشد. به اعتقاد من مهمترین دلایل در عدم موفقیت سال‌های گذشته را می‌توان با یادآوری موارد زیر برشمرد:

• عدم تعریف و حمایت همه جانبه از موضوع در ساختارهای تصمیم‌گیری بهساد
  
• عدم به رسمیت شمردن نتایج فرآیند برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه
  
• مقاومت سازمانی به ویژه در حوزه تولید نرم‌افزار
  
• تاثیرپذیری انفعالی از ضرب‌العجل‌های مشتریان که عمدتا خود دچار بی‌نظمی‌های اساسی هستند.
  
• عدم تفکیک وظیفه‌ای مدیریت و کنترل پروژه از ساختار تولید نرم‌افزار
  
• عدم تخصیص نیروی انسانی لازم برای انجام امور فرآیند برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه
  
• عادت به Student Syndrome (انجام کار در دقیقه ۹۰) و کاهش عمق برنامه‌ریزی شرکت
  
• کوچک بودن بهساد و در نتیجه عدم نیاز به رسمی بودن بسیاری از تعاملات
  
• کوتاه بودن زمان انجام فرآیند و در نتیجه عدم نیاز به یک فرد تمام وقت برای مسئولیت فرآیند و بروز تداخل در وظایف متفاوت واگذار شده به یک فرد.
  

   

برای حل مشکلات یاد شده اقدامات مختلفی صورت گرفت که خوشبختانه همراه با بهبود شرایط محیطی شرکت، استقرار نظام مدیریت و کنترل پروژه را هموار نمود. از جمله:

• ایجاد اصل به رسمیت شناختن تغییر با ایجاد تغییر در ترکیب هیات مدیره
  
• استفاده از روش “راه بنداز، جا بنداز” به عنوان یک روش مدیریتی ایرانی! (بعدها در این‌باره خواهم نوشت)
  
• طرح و برنامه‌ریزی موضوع در هیات مدیره شرکت و پیگیری جدی آن و تدوین فرآیند به اندازه (نه زیاد و نه کم) توسط آقای دکتر مختاری
  
• اجرای فرآیند و ترکیب فرآیند حقوق و دستمزد با فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه ( هنوز خیلی جای کار دارد) و در نتیجه رسمیت بخشی به نتایج برنامه‌ریزی
  
• تغییرات در ساختار تولید نرم‌افزار و علاقه به انجام تعامل و تغییرات توسط مدیر جدید واحد تولید نرم‌افزار (خانم مهندس مکی‌نژاد)
  
• ایجاد نظم بیشتر در فرآیند ارتباط با مشتریان با به‌کارگیری سیستم‌های جمع‌آوری بازخورد مشتری و اولویت‌بندی نیازهای مشتریان و در نتیجه کاهش سطح تاثیرپذیری انفعالی از نیازهای مشتری و انتقال مدیریت زمان به بهساد
  
• تخصیص نیروی انسانی لازم (آقای مهندس حسنی) به عنوان مسئول انجام فرآیند و تفکیک آن از ساختار تولید‌ نرم‌افزار
  

در این‌جا لازم است با یادآوری کار زیاد قابل انجام ( به مراتب بیشتر از کار انجام شده)، از همه همکاران خوبم برای استقرار این نظام سپاسگزاری کنم.

مهندسی یا میوه فروشی؟

با این‌که همیشه از خوانندگان همیشه وبلاگ خوب شرکت رادمان هستم، اما تعجب می‌کنم که چرا این مطلب را قبلا نخوانده بودم. (اگر شما هم نخواندید، پیش از ادامه اول آن را مطالعه کنید) راستش ما هم قبلا نه تنها به فکر میوه‌فروشی که به فکر مشاغلی چون پیتزایی، چلوکبابی و کافی‌شاپ هم افتاده بودیم. واقعیت این است که با توجه به هرم مازلو، در ایران کسب و کاری از موفقیت بالا برخوردار است که بتواند نیازهای اولیه جامعه را پاسخ دهد و با گسترش مشکلات اجتماعی و اقتصادی، سطح نیازمندی‌های جامعه به سمت نیازهای اولیه کاهش می‌یابد. عجیب نیست که هفته گذشته در جلسه با یکی از شرکت‌های خوب مشاوره‌ای کشور متوجه شدم که تصمیم گرفته‌اند که مجتمع بین راهی و رستوران تاسیس کنند. همه در همه زمان‌ها به غذا و …. احتیاج دارند اما به مشاوره مدیریت و سیستم چه ؟

کوزه شکسته تکنولوژی در شرکت‌های فناور

یکی از مشکلات شرکت‌های فناور این است که معمولا از کوزه شکسته آب می‌خورند. یعنی اینکه معمولا خودشان یا سیستم ندارند و یا از سیستم‌های سایر شرکت‌ها استفاده می‌کنند و البته بهساد هم گاهی از این قاعده مستثنی نیست، چنان‌که برای حسابداری تا سال‌ها از بسته‌های آماده در بازار استفاده می‌کردیم و خیلی از سیستم‌های لازم را هم نداشتیم ( و بعضی را هنوز هم نداریم)

هفته گذشته اما کمی سطح استفاده از فناوری را در بهساد ارتقا دادیم به این ترتیب که:

• گرچه برای اشتراک اینترنت در شرکت از ISA Server استفاده می‌کردیم، اما عملا به جز Firewall عالی آن، کار یک IP Sharing را برایمان انجام می‌داد. اول با Bandwidth Splitter یک سر و سامانی به کاربران پر مصرف داده شد و عملا کاربران به سه گروه تقسیم شدند که در صورت استفاده بیش از حد مجاز، پهنای باند آن‌ها به شدت کاهش خواهد یافت و بعد هم با GFI WebMonitor فیــلترینـگی درست کردیم که استفاده از اینترنت در شرکت بهره‌ور شود. به اینصورت که دسترسی به تمام سایت‌های خبری و وبلاگ و خرید و موسیقی و … در مدت زمان کاری ممنوع شد و به اصطلاح “طرح هدفمند کردن استفاده از اینترنت ” (یک چیزی شبیه طرح هدفمند کردن یارانه‌ها) در بهساد بدون استثنا برای همه افراد به اجرا درآمد.
  
• یادم هست که سال ۸۱ اولین بار از SharePoint Server برای مدیریت مستندات در بهساد استفاده کردیم. در آن زمان پایگاه اطلاعاتی SharePoint هم یک فایل Access بود. حتی یکی از مشتریان هم خوشش آمد و از ما خواست که سیستم مدیریت مستندات را بر مبنای SharePoint برای آن‌ها پیاده‌سازی کنیم. اما متاسفانه آن نسخه از نرم‌افزار Trial Version بود و ما با آن به مشکل برخوردیم و با تصمیم هیات مدیره! ( آن موقع شرکت فقط هیات مدیره بود و دیگر هیچ) از خیر آن گذشتیم. انصافا در آن زمان هم توانایی زیادی در SharePoint کسب کرده بودیم. در دو سه سال اخیر زیاد موضوع آن را شنیدم و برخی از رقبا هم Microsoft EPM را با آن ارائه می‌کنند. حتی یک‌بار هم در گذر از بازار رضا، آن را تهیه و یک مدت هم سیستم TimeSheet بهساد را بر روی آن پیاده‌سازی کرده‌بودیم که موضوع به فراموشی سپرده شد. در اواسط هفته گذشته بود که دوباره فیل تکنولوژی به یاد هندوستانِSharePoint افتاد و دوباره تصمیم گرفته‌ایم علاوه بر TFS و Microsoft EPM (راه‌حل‌های مبتنی بر WSS) که به طور کامل در بهساد عملیاتی شده‌اند، برای مدیریت مستندات و مضافا بر آن گردش فرم‌ها ( ماموریت، مرخصی، هزینه‌ها و … ) از MOSS استفاده کنیم.
  

  پ.ن: از آنجا که به دلیل سال‌ها عدم استفاده سریال نرم‌افزار هم گم کرده بودیم، لازم هست که از آقای مهرانی هم برای ارسال Product Key تشکر کنم.
  

تجارت الکترونیک!

در ممیزی انجام شده روی کلی از هزینه‌هایی که از طریق اینترنت پرداخت کرده‌ایم ایراد گرفته‌اند چون سند کاغذی ندارد. تا مسائلی این‌چنین حل نشود، تجارت الکترونیک در ایران یک شوخی بزرگ محسوب می‌شود. ارتباط با خارج از کشور و کارت اعتباری و … پیشکش‌ آقایان!

یادی از دوستان

وقتی که یک وبلاگ خوب مدت زیادی نمی‌نویسد، نگران می‌شوم. برای همین نامه‌ای به ایشان نوشتم با این مضمون که منتظر نوشته‌های خوب ایشان هستم.